Gangguan operasional dapat terjadi kapan saja, mulai dari kerusakan perangkat komputer, serangan siber, kegagalan server, hingga bencana alam. Jika perusahaan tidak memiliki persiapan yang memadai, gangguan tersebut bisa menghambat pelayanan pelanggan, mengganggu transaksi, dan menyebabkan kerugian finansial.
Salah satu langkah yang dapat dilakukan adalah menyusun Disaster Recovery Plan (DRP). Rencana ini membantu perusahaan memulihkan sistem teknologi, aplikasi, dan data penting agar kegiatan bisnis dapat kembali berjalan setelah terjadi gangguan.
Lalu, bagaimana cara menyusun Disaster Recovery Plan yang efektif? Berikut panduan yang dapat diterapkan oleh perusahaan maupun pelaku usaha.
Apa Itu Disaster Recovery Plan?
Disaster Recovery Plan adalah rencana pemulihan yang berisi prosedur, tanggung jawab, dan langkah teknis untuk mengembalikan sistem serta data perusahaan setelah terjadi gangguan serius.
Rencana ini mencakup berbagai aspek, seperti pencadangan data, pemulihan server, penggunaan sistem alternatif, dan koordinasi antaranggota tim.
Disaster Recovery Plan berbeda dari Business Continuity Plan (BCP). DRP lebih berfokus pada pemulihan sistem dan infrastruktur teknologi, sedangkan BCP mencakup upaya menjaga keseluruhan aktivitas bisnis tetap berjalan.
Keduanya saling melengkapi untuk membantu perusahaan menghadapi situasi darurat.
Mengapa Disaster Recovery Plan Penting bagi Bisnis?
Memiliki Disaster Recovery Plan bukan hanya kebutuhan perusahaan besar. UMKM yang mengandalkan komputer, aplikasi kasir, toko online, atau penyimpanan data digital juga perlu mempersiapkannya.
Berikut beberapa manfaat yang bisa diperoleh.
1. Mengurangi Risiko Kehilangan Data
Data pelanggan, transaksi penjualan, laporan keuangan, dan dokumen operasional merupakan aset penting bagi bisnis. Melalui sistem pencadangan yang terencana, perusahaan memiliki salinan data yang dapat digunakan ketika data utama rusak atau tidak bisa diakses.
2. Mempercepat Pemulihan Operasional
Tanpa prosedur yang jelas, karyawan mungkin kebingungan menentukan tindakan saat sistem mengalami gangguan. DRP menyediakan panduan mengenai langkah pemulihan, pihak yang bertanggung jawab, dan prioritas sistem yang harus dipulihkan terlebih dahulu.
3. Mengurangi Dampak Kerugian Finansial
Semakin lama sistem bisnis tidak beroperasi, semakin besar kemungkinan perusahaan kehilangan pendapatan atau kepercayaan pelanggan. Rencana pemulihan yang baik membantu membatasi durasi gangguan dan mengurangi dampaknya terhadap keuangan perusahaan.
4. Menjaga Kepercayaan Pelanggan
Pelanggan mengharapkan layanan yang dapat diandalkan. Ketika perusahaan mampu menangani gangguan dengan cepat dan terorganisasi, kepercayaan pelanggan lebih mudah dipertahankan.
Cara Menyusun Disaster Recovery Plan yang Efektif
Agar dapat digunakan ketika situasi darurat terjadi, Disaster Recovery Plan perlu disusun secara sistematis. Berikut langkah-langkah yang dapat diterapkan.
1. Identifikasi Risiko yang Dapat Mengganggu Bisnis
Langkah pertama adalah mengenali kemungkinan gangguan yang dapat memengaruhi operasional perusahaan.
Risiko tersebut dapat berupa kerusakan perangkat keras, gangguan jaringan internet, kesalahan manusia, serangan ransomware, pemadaman listrik, hingga bencana alam.
Setiap risiko perlu dinilai berdasarkan kemungkinan terjadinya dan besarnya dampak terhadap bisnis. Hasil penilaian ini membantu perusahaan menentukan ancaman yang perlu mendapatkan prioritas penanganan.
2. Tentukan Sistem dan Data yang Paling Penting
Tidak semua sistem memiliki tingkat kepentingan yang sama. Oleh karena itu, perusahaan perlu mengidentifikasi layanan yang harus dipulihkan terlebih dahulu.
Contohnya, perusahaan perdagangan mungkin perlu memprioritaskan sistem transaksi, database persediaan, data pelanggan, dan aplikasi keuangan.
Sementara itu, perusahaan jasa digital dapat memprioritaskan server aplikasi, basis data, dan koneksi jaringan.
Dengan menentukan prioritas sejak awal, sumber daya pemulihan dapat digunakan secara lebih efisien.
3. Tetapkan Target Waktu dan Pemulihan Data
Disaster Recovery Plan perlu memiliki target pemulihan yang realistis. Dua istilah penting yang perlu dipahami adalah Recovery Time Objective (RTO) dan Recovery Point Objective (RPO).
- Recovery Time Objective (RTO): batas waktu yang ditargetkan untuk memulihkan suatu sistem setelah terjadi gangguan.
- Recovery Point Objective (RPO): jumlah kehilangan data berdasarkan waktu yang masih dapat ditoleransi oleh bisnis.
Sebagai contoh, perusahaan menetapkan RTO empat jam untuk aplikasi penjualan. Artinya, aplikasi tersebut ditargetkan kembali beroperasi dalam waktu empat jam setelah gangguan.
Jika RPO ditetapkan satu jam, perusahaan menargetkan kehilangan data akibat gangguan tidak melebihi perubahan data selama satu jam terakhir.
Target ini harus disesuaikan dengan kebutuhan operasional, kemampuan teknis, dan anggaran perusahaan.
4. Siapkan Strategi Backup Data
Pencadangan data merupakan bagian utama dari Disaster Recovery Plan. Perusahaan sebaiknya tidak hanya mengandalkan satu salinan data yang tersimpan di komputer atau server utama.
Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah aturan backup 3-2-1, yaitu menyimpan tiga salinan data, menggunakan dua jenis media penyimpanan, dan menyimpan satu salinan di lokasi berbeda.
Perusahaan juga dapat memanfaatkan penyimpanan cloud, server cadangan, atau media penyimpanan eksternal yang dikelola secara aman.
Pastikan backup dilakukan secara rutin, aksesnya dibatasi, dan salinan cadangan dilindungi dari serangan siber. Yang tidak kalah penting, lakukan pengujian pemulihan untuk memastikan data benar-benar dapat digunakan ketika dibutuhkan.
5. Susun Prosedur Pemulihan Sistem
Setelah menentukan risiko dan strategi backup, perusahaan perlu menyusun prosedur pemulihan secara terperinci.
Prosedur tersebut dapat mencakup langkah-langkah berikut:
- Mengidentifikasi sumber gangguan dan sistem yang terdampak.
- Mengamankan sistem yang masih berfungsi untuk mencegah dampak meluas.
- Menghubungi tim IT dan pihak terkait.
- Menyiapkan infrastruktur atau perangkat pengganti jika diperlukan.
- Memulihkan data dari salinan cadangan yang telah diverifikasi.
- Menguji aplikasi, jaringan, dan integritas data sebelum sistem digunakan kembali.
- Mendokumentasikan proses pemulihan dan mengevaluasi penyebab gangguan.
Prosedur harus ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami agar dapat dijalankan oleh petugas yang berwenang tanpa menimbulkan kebingungan.
6. Tentukan Tim dan Tanggung Jawab
Disaster Recovery Plan akan sulit diterapkan jika tidak ada pembagian tugas yang jelas. Karena itu, perusahaan perlu menunjuk pihak yang bertanggung jawab atas setiap proses pemulihan.
Tim dapat terdiri dari penanggung jawab pemulihan, administrator IT, pengelola data, bagian komunikasi, dan perwakilan manajemen.
Setiap anggota perlu mengetahui tugasnya, jalur pelaporan, serta pihak yang harus dihubungi ketika terjadi keadaan darurat.
Untuk bisnis kecil, beberapa tugas dapat dirangkap oleh orang yang sama. Hal terpenting adalah memastikan semua tanggung jawab telah ditetapkan dan tersedia kontak alternatif jika petugas utama tidak dapat dihubungi.
7. Siapkan Infrastruktur dan Sistem Alternatif
Perusahaan perlu mempertimbangkan cara menjalankan layanan penting ketika sistem utama tidak tersedia.
Alternatifnya dapat berupa server cadangan, layanan cloud, koneksi internet kedua, perangkat pengganti, atau prosedur operasional manual sementara.
Pemilihan solusi harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan bisnis. Tidak semua perusahaan harus membangun pusat data cadangan sendiri karena layanan cloud atau penyedia pemulihan terkelola dapat menjadi pilihan yang lebih sesuai.
Pastikan sistem alternatif memiliki pengamanan yang memadai dan benar-benar dapat digunakan saat diperlukan.
8. Lakukan Simulasi dan Evaluasi Berkala
Disaster Recovery Plan tidak cukup hanya dibuat sebagai dokumen. Perusahaan perlu menguji apakah prosedur tersebut dapat dijalankan dalam kondisi nyata.
Pengujian dapat dilakukan melalui simulasi diskusi, latihan pemulihan file, atau pengujian pemulihan sistem cadangan secara terkontrol.
Dari pengujian tersebut, perusahaan dapat mengetahui apakah backup dapat dipulihkan, target waktu realistis, dan setiap anggota memahami tanggung jawabnya.
Lakukan evaluasi setelah simulasi maupun ketika terjadi perubahan penting, seperti pergantian server, penggunaan aplikasi baru, atau perubahan proses bisnis.
Kesalahan yang Perlu Dihindari Saat Menyusun DRP
Ada beberapa kesalahan yang dapat membuat Disaster Recovery Plan kurang efektif.
Pertama, hanya menyimpan backup tanpa menguji pemulihannya. Salinan data yang rusak atau tidak lengkap bisa menghambat proses pemulihan.
Kedua, tidak memperbarui dokumentasi. Prosedur yang sudah tidak sesuai dengan kondisi sistem dapat menimbulkan masalah saat keadaan darurat.
Ketiga, mengabaikan keamanan salinan cadangan. Backup yang selalu terhubung dan memiliki akses terbuka dapat ikut terdampak oleh serangan siber.
Keempat, menetapkan target pemulihan tanpa mempertimbangkan kebutuhan bisnis dan kemampuan anggaran.
Kelima, tidak melibatkan karyawan yang berkaitan dengan proses pemulihan. Padahal, koordinasi dan komunikasi merupakan bagian penting dari penanganan gangguan.
Menghindari kesalahan tersebut membantu perusahaan membangun rencana pemulihan yang lebih praktis dan dapat diandalkan.
Kesimpulan
Cara menyusun Disaster Recovery Plan dimulai dengan mengidentifikasi risiko, menentukan prioritas sistem, menetapkan target pemulihan, menyiapkan backup, dan menyusun prosedur yang jelas. Perusahaan juga perlu membagi tanggung jawab, menyediakan sistem alternatif, serta melakukan pengujian secara berkala.
Disaster Recovery Plan bukan sekadar dokumen untuk menghadapi keadaan darurat, melainkan bagian dari strategi menjaga kelangsungan bisnis. Dengan persiapan yang tepat, perusahaan dapat mengurangi dampak gangguan, melindungi data penting, dan memulihkan operasional secara lebih terarah.
Mulailah dari langkah sederhana, seperti mengevaluasi sistem backup dan mendokumentasikan prosedur pemulihan. Persiapan yang dilakukan sejak dini dapat membantu bisnis menghadapi gangguan dengan lebih siap dan percaya diri.
